GovTech導入時の「データ移行」：現場担当者が確認すべきポイントと注意点
GovTech導入におけるデータ移行の重要性
新しいGovTechシステムを導入する際、現在利用しているシステムや紙の台帳から、新しいシステムへ情報を移し替える「データ移行」という作業が必ず発生します。このデータ移行は、新しいシステムが問題なく動き出し、日々の業務をスムーズに行う上で非常に重要な工程です。
もしデータ移行がうまくいかないと、過去のデータが参照できなくなったり、誤った情報が引き継がれてしまったりする可能性があります。これは窓口での住民対応や、その後の業務に大きな影響を及ぼしかねません。
システム導入のプロジェクトでは、データ移行は主にIT部門やベンダーが進めることが多いですが、実際に日々そのデータを使って業務を行っている現場担当者の視点と確認が不可欠です。現場の皆さんにとって、データ移行の何を確認すれば良いのか、どのような点に注意すべきなのかが分かれば、不安を軽減し、導入を成功させるための一歩となります。
データ移行で現場が知っておきたいこと
データ移行と聞くと、専門的な作業のように感じられるかもしれません。しかし、現場担当者が全てを技術的に理解する必要はありません。大切なのは、「自分たちの業務に必要なデータが、新しいシステムで正しく使える状態で引き継がれるか」という視点を持つことです。
データ移行のプロセスは、一般的に以下のような段階で進みます。
- 移行対象データの選定と確認: どのデータを新しいシステムに移すのか、そのデータはどこに、どのような形で保存されているのかを確認します。
- データ形式の変換・クレンジング: 現在のデータの形式を、新しいシステムで読み込める形式に変換したり、誤りや不足しているデータを修正したりします。
- 移行計画の策定: いつ、どのような手順でデータを移行するかを計画します。業務を停止する時間などもここで決まります。
- テスト移行: 実際に少量のデータや代表的なデータを新しいシステムに移行してみて、問題なく移行できるか、正しく表示・利用できるかを確認します。
- 本番移行: 計画に基づき、全てのデータを新しいシステムに移行します。
- 移行後の確認: 新しいシステムでデータが正しく移行されているか、業務で支障なく使えるかを確認します。
現場担当者の皆さんには、特に1、4、6の段階で積極的に関わっていただくことが、データ移行成功の鍵となります。
現場担当者が確認すべき具体的なポイント
では、具体的にどのような点を確認すれば良いのでしょうか。
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移行対象データの範囲:
- 現在使っている「あの情報」は新しいシステムでも使えますか？例えば、過去数年分の申請履歴や、住民の個別のメモ情報など、日々の業務で「これがないと困る」というデータが漏れていないかを確認します。
- 紙で保管している情報で、システムに移行したいものはありますか？
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移行データの形式と内容:
- 新しいシステムに入ったデータは、今のデータと比べて見え方や入力方法が変わりますか？変わる場合は、業務への影響がないか確認します。
- データの「間違い」や「古い情報」は、移行前にきれいにする必要がありますか？現場でしか分からないデータのクセや注意点などをベンダーに伝えることが重要です。これを「データクレンジング」と呼びます。
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テスト移行での確認（最も重要！）:
- 「自分たちの」データを使ってテストできますか？ ベンダーが用意したサンプルデータではなく、実際に窓口で使っているリアルなデータの一部を使ってテストできると理想的です。
- テスト環境で、普段行っている業務の流れでデータが正しく表示・利用できるか試してみてください。特定の住民情報を検索してみる、過去の申請データを開いてみる、といった操作です。
- 何かおかしい点や、不明な点があれば、遠慮なくIT部門やベンダーに質問し、フィードバックしましょう。このテスト移行での確認とフィードバックが、本番移行の品質を大きく左右します。
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本番移行後の確認:
- システム稼働後、すぐに普段使うデータの一部をチェックしてみましょう。件数は合っているか、重要な情報が欠けていないか、などが確認ポイントです。
- 何か問題が見つかった場合は、速やかにIT部門やベンダーに報告してください。
IT部門やベンダーとの連携のコツ
データ移行に関する専門的な部分はIT部門やベンダーにお任せしますが、現場の状況を一番よく知っているのは皆さんです。スムーズな連携のために、以下の点を心がけると良いでしょう。
- 分からないことは「分からない」と伝える: データ移行に関する専門用語が出てきても、理解できない場合は正直に質問しましょう。「これは私たちの業務にどう関係しますか？」といった聞き方が有効です。
- 現場の「困りごと」を具体的に伝える: 「今のデータはこういう点が不便」「この情報はシステムに入っていないけど本当は必要」など、現場で感じているデータの課題や要望を伝えましょう。これはデータ移行だけでなく、新しいシステム全体の改善にも繋がります。
- テスト結果は具体的にフィードバック: テスト移行で問題を見つけた場合は、「〇〇さんのデータで、△△という操作をしたら□□となった。これは想定と違う」のように、具体的な状況を伝えることで、IT部門やベンダーは迅速に原因を特定しやすくなります。
データ移行を成功させるための心構え
データ移行は、新しいシステムを迎え入れるための大切な準備期間です。現場担当者の皆さんが、データ移行に対して「自分事」として関心を持ち、積極的に確認やフィードバックを行うことが、最終的に自分たちが使うシステムの質を高め、日々の業務効率化や住民サービス向上に繋がります。
データ移行のスケジュールや確認事項について、事前にIT部門やベンダーから説明を受ける機会を設けてもらい、不明な点を解消しておくことも有効です。
まとめ
GovTechシステム導入におけるデータ移行は、新しいシステムを現場で最大限に活用するために欠かせない工程です。専門的な作業はIT部門やベンダーが進めますが、データの利用者である現場担当者の確認とフィードバックが非常に重要になります。
この記事でご紹介した「移行対象データの確認」「テスト移行での具体的なチェック」「IT部門・ベンダーへの積極的な質問とフィードバック」といったポイントを押さえることで、データ移行に関する不安を減らし、導入成功への道のりを確実に進めることができるでしょう。現場の皆さんの声が、より良いシステムと住民サービスに繋がります。