GovTech導入プロジェクトの目標設定：現場担当者のための具体的な考え方と進め方
GovTechの導入を検討される際、「具体的に何から始めればよいのだろうか」と疑問を感じられる方は少なくないのではないでしょうか。特に現場の担当者として、日々の業務をこなしながら、新しいシステム導入という大きなプロジェクトに関わることは、期待とともに不安もおありかと思います。
GovTech導入プロジェクトを成功させるためには、まず「何のためにGovTechを導入するのか」、つまり具体的な目標を明確に設定することが非常に重要です。目標が曖昧なままだと、プロジェクトの方向性が定まらず、関係者間での認識のずれが生じやすくなります。結果として、せっかくシステムを導入しても、現場での「使いこなし」が進まなかったり、期待したほどの効果が得られなかったりする事態に繋がりかねません。
この記事では、GovTech導入プロジェクトにおける目標設定について、現場担当者の視点から、具体的な考え方と進め方を解説します。
なぜGovTech導入に「具体的な目標設定」が必要なのか
「窓口業務を効率化したい」「住民の待ち時間を減らしたい」といった思いは、GovTech導入の大きな動機となるでしょう。しかし、これらの思いを、プロジェクトを進める上での明確な「目標」として設定することが不可欠です。具体的な目標設定は、主に以下の点で重要です。
- プロジェクトの羅針盤となる： 何を目指すのかが明確であれば、どのような機能が必要か、どのような業務プロセスに見直す必要があるかなど、その後の具体的な計画策定や意思決定がスムーズに進みます。
- 関係者間の共通認識を作る： IT部門やベンダー、そして現場の職員間で同じ目標を共有することで、連携が円滑になり、プロジェクト一体となって進めることができます。
- 導入効果を評価できる： 具体的な目標を設定しておけば、システム導入後にその目標が達成できたかどうかを客観的に評価できます。これにより、導入効果を「見える化」し、今後の改善活動に繋げることが可能になります。
現場担当者のための目標設定ステップ
では、現場担当者はどのようにして具体的な目標を設定すればよいのでしょうか。以下のステップを参考にしてみてください。
ステップ1：現状の課題を「見える化」する
まずは、日々の業務で感じている課題や、住民からの声として寄せられる不便な点などを具体的に洗い出します。
- 定量的な情報:
- 窓口での平均待ち時間
- 一つの申請手続きにかかる平均処理時間
- 紙の書類の量、保管場所
- 特定の業務で発生するエラー率
- 住民からの問い合わせ件数（特に多い内容）
- 定性的な情報:
- 職員が特定の業務で感じるストレスや非効率さ
- 住民が手続きで分かりにくいと感じている点
- 部署内での情報共有の課題
- 他の自治体の事例を見て「いいな」と感じる点
これらの課題を、部署内で話し合い、具体的なリストとして整理します。この段階では、解決策ではなく、「何が困っているのか」「どういう状態を改善したいのか」に焦点を当てることが重要です。
ステップ2：理想の姿を描く
次に、GovTechを導入することで、現状の課題がどのように解決され、部署や住民サービスがどう変わってほしいか、理想の姿を具体的に想像してみましょう。
- 窓口の待ち時間がなくなり、住民がスムーズに手続きを終えている
- 職員が書類を探したり入力したりする手間がなくなり、住民との対話に時間をかけられる
- オンラインでも窓口でも、同じように簡単に申請できる
- 手続時間が短縮され、他の重要な業務に時間を充てられるようになる
- 住民から「便利になったね」という声が多く寄せられるようになる
このような理想の姿を職員間で共有することで、目標設定に向けたモチベーションを高めることができます。
ステップ3：具体的な目標を設定する
ステップ1で見えた課題と、ステップ2で描いた理想の姿を踏まえ、測定可能な具体的な目標を設定します。目標設定の際には、「SMART」原則を意識すると効果的です。
- Specific（具体的に）： 何を達成したいのか、誰が、いつまでに、どのように行うのかを明確にします。「効率化する」ではなく「〇〇手続きの処理時間を短縮する」。
- Measurable（測定可能に）： 達成度を測れるように、数値目標を設定します。「待ち時間を減らす」ではなく「窓口での平均待ち時間を〇分以下にする」。
- Achievable（達成可能に）： 高すぎず、現実的に達成可能な目標を設定します。現状の状況や利用可能なリソースを踏まえて検討します。
- Relevant（関連性がある）： 設定した目標が、自治体の全体目標や住民サービスの向上という目的に関連しているか確認します。現場の目標が孤立しないようにします。
- Time-bound（期限を設ける）： いつまでにその目標を達成するのか、明確な期限を設定します。「できるだけ早く」ではなく「〇年〇月までに」。
具体的な目標設定の例：
- 「〇年〇月までに、主要な手続き（転入、転出、印鑑登録など）の窓口での平均待ち時間を現状の30分から10分以下に短縮する。」
- 「〇年〇月までに、オンライン申請可能な手続き数を現状の5件から20件に増やし、住民のオンライン利用率を現状の5%から20%に引き上げる。」
- 「〇年〇月までに、紙での申請書類の保管量を△%削減し、関連する職員の事務作業時間を□%軽減する。」
このように、数値目標と期限を入れることで、目標がぐっと具体的になり、プロジェクトの進捗管理もしやすくなります。
ステップ4：目標を関係者と共有・調整する
設定した目標を、IT部門やシステムベンダー、そして部署内の他の職員と共有します。
- IT部門・ベンダーとの共有: 設定した目標が、導入しようとしているGovTechシステムで技術的に実現可能か、必要な機能や体制は何かなどを話し合います。現場の目標を伝えることで、IT部門やベンダーも、より現場のニーズに合った提案やサポートがしやすくなります。
- 部署内の共有: 職員全員が目標を理解し、共感できるように説明します。目標達成に向けて、日々の業務でどのようなことを意識すればよいかを共有します。現場の意見を聞きながら、目標を微調整することも重要です。
現場担当者ならではの目標設定のポイント
目標設定において、数字だけでなく現場担当者だからこそ見える以下の点も考慮に入れると、より効果的なGovTech導入に繋がります。
- 住民の「体験」: 待ち時間短縮だけでなく、手続きの分かりやすさ、職員の対応、オンラインでの操作感など、住民がサービス全体を通して感じる「体験価値」の向上も目標に含めます。
- 職員の「働きがい」: 単なる効率化だけでなく、定型業務が減ったことで、より住民対応に時間をかけられるようになった、新しいスキルを身につけられたなど、職員のモチベーション向上や働きがいに関する目標も検討します。
- 業務プロセス全体: システム導入だけでなく、それに合わせて業務フローを見直すことも目標に含めることで、GovTechの効果を最大化できます。
まとめ
GovTech導入プロジェクトにおける目標設定は、単なる事務的な作業ではなく、プロジェクトの成功を左右する最初の、そして最も重要なステップです。特に現場の担当者として、日々の業務で感じている課題や理想の姿を具体的に落とし込み、測定可能な目標として設定することは、実効性のあるGovTech導入に不可欠です。
今回ご紹介したステップとポイントを参考に、ぜひ「自分たちの部署はGovTechで何を実現したいのか」を具体的に描き、プロジェクトの確固たる羅針盤を築いていただければ幸いです。これにより、GovTech導入が、現場の働きやすさ向上と住民サービスの向上に、より確実に繋がるものとなるでしょう。