GovTech導入ガイド

GovTech導入プロジェクトで失敗しないための「やらないこと」の決め方：現場担当者のためのスコープ設定と期待値調整ガイド

Tags: GovTech, 導入プロジェクト, スコープ設定, 期待値調整, 現場担当者

なぜGovTech導入で「やらないこと」を決めるのが重要なのか

GovTech（ガブテック）の導入は、自治体や企業の業務効率化、住民サービスの向上に大きな可能性をもたらします。特に自治体の市民課窓口のように、日々多くの住民と接し、煩雑な手続きに追われる現場にとって、GovTechは待ち時間の短縮や申請の簡素化といった具体的なメリットを期待できるでしょう。

しかし、新しいシステム導入には常に「思っていたのと違う」「プロジェクトがなかなか進まない」といったリスクが伴います。この原因の一つに、プロジェクトの「スコープ」が曖昧であること、つまり「どこまでをシステム化の対象とするか」「具体的に何ができるようになるか」が不明確なまま進んでしまうケースが多くあります。

特に現場担当者として、日々の業務で感じている不便さや「こうなったらいいな」という要望はたくさんあると思います。それらをすべて新しいシステムで解決しようとすると、機能が増えすぎてしまい、結果として費用が高騰したり、開発期間が長期化したり、最悪の場合、導入そのものが頓挫してしまうことがあります。

ここで重要になるのが、「やりたいこと」だけでなく、「今回はやらないこと」を意識的に決め、プロジェクト関係者全体で共有することです。これは一見後ろ向きな作業のように思えるかもしれませんが、実はプロジェクトを成功に導くための非常に大切なステップなのです。

スコープが曖昧だと何が起こるか？

プロジェクトのスコープ、特に「やらないこと」が明確でない場合に発生しうる具体的な問題点をいくつかご紹介します。

これらの問題は、現場の皆さんの負担を増やし、GovTech導入への不信感にも繋がりかねません。だからこそ、プロジェクトの初期段階で「やらないこと」をしっかりと決めておくことが大切なのです。

「やらないこと」を決めるプロセス：現場担当者ができること

では、「やらないこと」を明確にするために、現場の担当者としてどのような視点を持つことができるでしょうか。

  1. 現状業務の「真の課題」と「最も重要な目的」を再確認する: まずは、なぜGovTechを導入したいのか、その根本的な理由を深く掘り下げてみましょう。「窓口の待ち時間を減らしたい」「特定の申請手続きをオンライン化したい」「職員のデータ入力の手間をなくしたい」など、最も解決したい課題や達成したい目的に優先順位をつけます。この「最も重要なこと」以外は、「今回はやらないこと」の候補として検討できます。

  2. 理想と現実のバランスを考える: 「こうなったら完璧」という理想は大切ですが、システム開発には費用や期間、技術的な制約が必ず伴います。予算や期間といった現実的な条件の中で、最も重要な目的を達成するために必要な機能は何か、それ以外の機能は今回は見送ることができないか、といった視点で検討します。

  3. 「今回はやらないこと」をリストアップする: 会議などで出た要望や機能案の中で、重要度が低いもの、実現が難しいもの、または別の方法で対応可能なものなどを、「今回はやらないことリスト」として明確に書き出します。例えば、「特定のニッチな手続きのオンライン化は次回以降にする」「高度なAI分析機能は初期フェーズでは実装しない」など、具体的な項目としてリスト化します。

  4. IT部門やベンダーと「やらないこと」を共有する: リストアップした「やらないこと」を、IT部門やシステムベンダーとしっかりと共有し、認識を一致させることが極めて重要です。これにより、ベンダーは開発範囲を明確に理解でき、不要な機能に関する議論や追加開発の発生を防ぐことができます。現場の皆さんの要望を伝えるのと同じくらい、「何はやらないか」を伝えることが、スムーズなコミュニケーションに繋がります。

期待値調整の重要性

「やらないこと」を決めることは、関係者の「期待値調整」にも繋がります。

GovTech導入によって、すべての業務が劇的に改善される、すべての住民がすぐにシステムを使いこなせる、といった過度な期待は禁物です。システム導入はあくまで手段であり、その効果を最大化するには、業務プロセスの見直しや職員・住民へのサポートが不可欠です。

「今回はこの部分を改善する」「この機能は次のフェーズで追加する可能性がある」など、システムでできること・できないこと、そして今後の展望について、現場職員や住民に丁寧に説明を行うことで、現実的な期待値を形成し、導入後の「こんなはずではなかった」を防ぐことができます。スモールスタートで段階的に機能を拡充していくアプローチも、期待値を調整しやすく、「やらないこと」を決めやすい方法と言えます。

まとめ：「やらないこと」を決めることは、成功への近道

GovTech導入プロジェクトにおいて、「やりたいこと」を追求するエネルギーは重要ですが、同時に「やらないこと」を明確に定める冷静な視点も不可欠です。

現場の皆さんにとっては、日々の業務負担を軽減し、住民サービスを向上させることが一番の目的でしょう。「やらないこと」を意図的に決めることで、プロジェクトは最も重要な目的に焦点を当て、限られた予算や期間の中で最大の効果を目指すことができます。

この「引き算」のアプローチは、プロジェクトの遅延やコスト増のリスクを減らし、現場の混乱を防ぎ、IT部門やベンダーとの建設的な関係を築く上で大きな助けとなります。導入を検討される際には、ぜひ「何をやらないか」についても、関係者間でじっくりと話し合ってみてください。それが、真に現場のためになり、住民サービス向上に繋がるGovTech導入を成功させるための、確実な一歩となるはずです。