GovTechで進める「探せる・共有できる」文書管理：ペーパーレス化の先にある現場の効率化
文書管理の課題とGovTechへの期待
日々の窓口業務では、様々な種類の文書を取り扱います。申請書、証明書、会議資料など、その量は膨大になることも少なくありません。これらの紙文書を探したり、必要な担当者と共有したりする作業に多くの時間を費やしている、と感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
GovTech（ガブテック）の導入は、このような文書管理における非効率性を解消し、業務を効率化する大きな可能性を秘めています。単に紙をなくす「ペーパーレス化」だけでなく、文書を「探しやすい」「共有しやすい」状態にすることで、職員の負担を減らし、住民サービスの向上にも繋がります。
この記事では、GovTechを活用してスマートな文書管理を実現するためのポイントと、現場で取り組める工夫について解説します。
GovTechが実現するスマートな文書管理の機能
GovTechによる文書管理のデジタル化は、主に「文書管理システム（DMS）」や、これと連携する技術によって実現されます。これらのシステムには、紙媒体では難しかった様々な機能があります。
- 一元管理と検索機能: デジタル化された文書をシステム上でまとめて管理し、キーワードや文書の種類、日付などで高速に検索できます。
- バージョン管理: 文書の更新履歴を自動的に記録し、古いバージョンが必要になった際にも簡単に参照できます。
- アクセス権限設定: 部署や役職に応じて、文書の閲覧・編集・削除といった権限を細かく設定できます。これにより、情報セキュリティを保ちながら必要な情報へのアクセスをコントロールできます。
- ワークフロー連携: 文書の承認プロセスなどをシステム上でスムーズに行うことができます。
- AI/OCR連携: 紙文書をスキャンする際に、OCR（光学的文字認識）によって文字情報を抽出し、その情報を基にした検索や自動分類が可能になります。AIを活用することで、より高精度な文書の仕分けや関連文書の提案なども期待できます。
- クラウド利用: インターネット経由でシステムにアクセスできるクラウド型システムであれば、庁内のどこからでも、場合によっては自宅など外部からでも安全に文書にアクセスし、共有することが容易になります。
これらの機能を活用することで、これまでの文書管理の課題を解決し、現場の業務を大きく改善できる可能性があります。
ペーパーレス化から一歩進むためのポイント
文書管理のデジタル化の第一歩はペーパーレス化です。しかし、単に紙をスキャンしてPDFファイルにするだけでは、かえって探しにくくなることもあります。デジタル化のメリットを最大限に活かすためには、いくつかのポイントがあります。
1. 現行文書の整理とデジタル化の方針決定
すべての紙文書を無作為にデジタル化するのではなく、まず現行の文書を棚卸しし、必要性や重要度に応じてデジタル化する対象を定めます。長期保存が必要な文書、日常的に参照する文書、頻繁に更新される文書など、種類ごとにどのような形式で、どこに保存するかといった方針を明確にすることが重要です。
2. 検索性を高める工夫
デジタル文書の最大のメリットの一つは検索性の高さです。これを最大限に活かすためには、登録時の工夫が必要です。
- 適切なファイル名のルール化: 一見して内容がわかるような、統一されたファイル名をつけるルールを定め、職員全体で共有・徹底します。
- メタデータ（属性情報）の付与: 文書名だけでなく、作成部署、作成日、文書の種類（申請書、通知書など）、関連キーワードといった情報をファイルに紐づけて登録します。文書管理システムの属性入力機能を活用することで、検索時の絞り込み精度が格段に向上します。
- OCR処理の徹底: スキャンした画像データだけでなく、OCR処理によってテキストデータを含めることで、ファイルの内容そのものに含まれるキーワードでの検索が可能になります。
3. 共有性を高める工夫
デジタル化によって、物理的な場所の制約なく文書を共有できるようになります。
- フォルダ構成の最適化: 部署ごと、業務プロセスごと、あるいは文書の種類ごとなど、現場の業務フローに合わせた分かりやすいフォルダ構成を設計します。
- アクセス権限の適切な設定: 誰がどの文書にアクセスできるか、編集できるかを適切に設定します。これにより、必要な情報が必要な職員にスムーズに共有され、同時にセキュリティも確保されます。
- ワークフローへの組み込み: 関連する文書が自動的に担当者や承認ルートに回るようにシステムを設定することで、情報共有の遅延を防ぎます。
現場担当者として取り組むべきこと
GovTechによる文書管理システムの導入を成功させるためには、現場の意見や協力が不可欠です。
- 現状の課題と要望の明確化: どのような文書が探しにくいか、共有しにくいか、どの作業に時間がかかっているかなど、現場で感じている具体的な課題を整理し、システムに求める機能を明確に伝えることが重要です。特に、「こんな情報で検索したい」「こんな人にすぐに共有したい」といった、現場のニーズを伝えることで、システム導入後の「使いやすさ」に繋がります。
- 導入ベンダーへの情報提供と連携: 既存の業務フローや文書の種類、量などを正確に伝えることで、最適なシステム構成や移行方法についてベンダーからの提案を引き出すことができます。IT部門と連携しながら、現場の代表として積極的にコミュニケーションを図りましょう。
- 新しいルールの策定と周知: 文書登録の方法、検索時のコツ、アクセス権限の考え方など、新しいシステムを使った文書管理のルールを、導入前から検討し、導入後には分かりやすく職員に周知・教育する必要があります。現場で実際にシステムを使う職員がルール策定に関わることで、より現実的で定着しやすいルールになります。
- 導入後のフィードバックと改善: システム導入後も、実際に使ってみて感じた改善点や要望を積極的にシステム担当者やベンダーに伝えましょう。継続的な改善によって、システムはより使いやすく、効果的なものになっていきます。
文書管理のGovTech導入による効果
スマートな文書管理システムを導入することで、現場では以下のような効果が期待できます。
- 業務時間の削減: 文書を探す時間、ファイリングする時間、コピーを取る時間などが大幅に削減され、より生産的な業務に時間を充てられるようになります。
- 情報共有の迅速化: 必要な情報が必要な時にすぐに手に入るため、意思決定のスピードが上がり、住民からの問い合わせにも素早く対応できるようになります。
- コスト削減: 紙、印刷にかかる費用や、文書保管のための物理的なスペースやキャビネットにかかるコストを削減できます。
- セキュリティ・コンプライアンス強化: アクセス権限管理や操作ログの記録により、情報漏洩のリスクを低減し、適切な情報管理体制を構築できます。
- 働き方の多様化への対応: クラウド型のシステムであれば、場所を選ばずに文書にアクセスできるため、テレワークなどの多様な働き方を支援できます。
まとめ
GovTechによる文書管理のデジタル化は、単に紙をなくすことだけでなく、文書を「探せる」「共有できる」状態にすることで、現場の業務効率を飛躍的に向上させる可能性を秘めています。
そのためには、システム導入において、現場の課題を正確に伝え、検索性や共有性を高めるための具体的な要件を盛り込むことが重要です。また、導入後も、新しいルールを現場に浸透させ、継続的にシステムを活用・改善していく取り組みが不可欠となります。
文書管理のデジタル化は、職員の負担軽減と住民サービスの向上に直結する重要なステップです。ぜひ、この記事でご紹介したポイントを参考に、現場主導でのスマートな文書管理実現に向けて取り組んでみてください。