GovTech導入ガイド

GovTech導入がもたらす「現場のやりがい」：職員のモチベーション向上策

GovTechの導入というと、まず業務効率化やコスト削減といった側面が注目されがちです。もちろん、これらは重要な導入目的の一つです。しかし、もう一つ忘れてはならない大切な要素があります。それは、システムを利用する現場の職員の皆様の「モチベーション」や「やりがい」です。

新しいシステムを導入する際、現場では様々な不安が生まれることがあります。「使いこなせるだろうか」「かえって手間が増えるのではないか」「自分の仕事がなくなるのではないか」といった懸念は、職員のモチベーションに影響を与えかねません。

GovTech導入を真に成功させ、その効果を最大化するためには、技術的な側面だけでなく、人の心、つまり現場で働く職員の皆様のモチベーション向上にも目を向けることが不可欠です。GovTechは、単に業務を効率化するだけでなく、職員の働きがいを高める力も持っているのです。

GovTechが現場のモチベーションを向上させる仕組み

GovTechは、適切に導入・活用されることで、現場の職員の皆様に新しいやりがいや働く上でのポジティブな変化をもたらす可能性があります。具体的には、以下のような仕組みが考えられます。

• 繰り返し作業からの解放と負担軽減: 定型的で繰り返しが多い作業や、紙媒体での煩雑な手続きは、職員にとって大きな負担となることがあります。GovTech、例えばRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による単純作業の自動化や、オンライン申請によるデータ入力の効率化などは、こうした「雑務」にかける時間を大幅に削減します。これにより、職員はより本来的な業務や、人間にしかできない創造的な仕事に集中できるようになり、仕事への満足度やモチベーション向上につながります。

• 住民サービスの質の向上と直接的な貢献実感: 窓口での待ち時間短縮や、オンラインでの手続きの簡素化は、住民の皆様の利便性を高めます。GovTechによって「ありがとう」という住民の皆様からの感謝の言葉が増えたり、困っている住民の方に寄り添う時間が増えたりすることは、現場で働く職員にとって大きなやりがいとなります。自身の仕事が住民の生活に直接貢献しているという実感は、強いモチベーションの源泉となります。

• より創造的で付加価値の高い業務へのシフト: 効率化によって生まれた時間で、職員はより専門性が求められる業務や、住民一人ひとりのニーズに合わせた相談対応など、付加価値の高い仕事に取り組むことができるようになります。新しい知識を習得したり、課題解決に向けて工夫したりする機会が増えることは、自身の成長を感じる機会となり、仕事への意欲を高めます。

• 新しいスキル習得による自信と成長実感: デジタルツールや新しいシステムを使いこなすことは、職員自身のスキルアップにつながります。最初は戸惑うことがあるかもしれませんが、操作に慣れ、システムを効果的に活用できるようになることで、自信が生まれます。新しい時代に対応できるスキルを身につけているという実感は、働く上での大きなモチベーションとなります。

• 業務プロセス改善への参画機会: GovTech導入は、既存の業務プロセスを見直す良い機会です。このプロセスに現場の職員が主体的に関わり、日々の業務で感じている課題や改善アイデアをシステムや運用に反映させることができれば、「自分たちの声が反映されている」という当事者意識や貢献意識が生まれます。これは、システムへの愛着や、さらなる改善への意欲につながります。

現場のモチベーション向上を促す具体的な取り組み

GovTech導入時に、現場の職員のモチベーション向上を意識した具体的な取り組みを行うことが重要です。

• 丁寧なコミュニケーションと情報共有: システム導入の目的や、それによって現場の業務がどのように変わるのか、そして職員一人ひとりにどのようなメリットがあるのかを、導入前から丁寧に説明することが不可欠です。現場の不安や疑問に耳を傾け、オープンな対話を通じて期待と不安を解消していく姿勢が求められます。

• 実践的で継続的な研修・サポート: 新しいシステムの操作方法だけでなく、導入によってどのような業務効率化や住民サービス向上につながるのか、具体的なイメージを持てるような研修を行うことが効果的です。また、導入後も気軽に質問できる環境を整えたり、困りごとを解決するためのサポート体制を継続したりすることが、職員のシステム利用へのハードルを下げます。

• 現場からの声の収集と改善への反映: システムを実際に利用している現場からの意見や要望は、システムの改善やより効果的な運用方法を検討する上で非常に重要です。定期的なアンケートや意見交換会などを実施し、職員が気兼ねなく声を上げられる仕組みを作りましょう。そして、寄せられた意見の中から改善可能なものについては、進捗状況を共有しながら可能な範囲でシステムや運用に反映することで、「自分たちの声が聞かれている」という信頼感とモチベーションにつながります。

• 成功事例やポジティブな変化の共有: システム導入によって業務が効率化された例や、住民から感謝されたエピソードなど、ポジティブな変化を積極的に共有しましょう。庁内報やミーティングなどで、具体的な事例や、システムを活用して成果を上げた職員の取り組みを紹介することは、他の職員のモチベーション向上や、新しいシステムへの関心を高めることにつながります。

現場担当者としてできること

市民課の現場担当者として、GovTech導入を自分事として捉え、積極的に関わることで、ご自身のモチベーション向上や、職場のポジティブな変化に貢献することができます。

• 新しいシステムの使い方を積極的に学び、分からないことは周囲やIT部門、ベンダーに質問してみる。
• システムを使った業務の中で、「以前より楽になったこと」「住民に喜んでもらえたこと」など、ポジティブな側面を見つけ、同僚と共有する。
• システムに対する改善要望や疑問点を、感情的にならず具体的に整理し、IT部門や担当者に伝える。
• 住民からの好意的なフィードバックがあれば、それを意識的に集め、職場内で共有する。

GovTechは、単なるツールではなく、働き方や住民サービスを変革する可能性を秘めています。現場の職員一人ひとりがその可能性を理解し、積極的に関わることで、自身の「やりがい」を見つけ、職場全体のモチベーション向上に貢献できるはずです。

GovTech導入は、職員がより創造的で、住民に寄り添う時間が増え、自身の成長も実感できる、そんな「やりがい」のある働き方を実現するための一歩となり得ます。技術の力を借りて、現場から働く楽しさを高めていきましょう。