GovTechベンダーとの打ち合わせ：現場の希望を正確に伝えるコミュニケーションのコツ
GovTechの導入を進めるにあたり、システム開発やITの専門家であるベンダーとのコミュニケーションは非常に重要です。しかし、「専門用語が多くてよく分からない」「現場の状況や希望がうまく伝えられない」といった不安を感じる現場担当者の方もいらっしゃるかもしれません。
円滑なコミュニケーションは、現場の課題を的確に解決し、実際に使いやすいシステムを構築するために不可欠です。ここでは、現場担当者の皆様がベンダーとの打ち合わせをスムーズに進め、現場の希望を正確に伝えるための具体的なコツをご紹介します。
なぜベンダーとのコミュニケーションが難しく感じられるのか
現場担当者とベンダーでは、持っている知識や日常使用する言葉が異なります。
- 専門用語の壁: ベンダーはITやシステムに関する専門用語を当然のように使用しますが、現場担当者の方にとっては聞き慣れない言葉が多く、内容を理解するのが難しい場合があります。
- 視点の違い: 現場担当者は日々の業務の流れや住民からの声、手続きの細かいルールなどを熟知していますが、ベンダーはシステムの技術的な実現可能性や全体最適化の視点から物事を考えます。お互いの「当たり前」が異なるため、認識のずれが生じやすい傾向があります。
- 要望の伝え方: 現場の「こうなったら便利なのに」という漠然とした希望を、システムとして実現可能な具体的な「要件」として伝えることに難しさを感じることがあります。
これらの違いを理解し、お互いの立場を尊重することが、より良いコミュニケーションの第一歩となります。
コミュニケーションを円滑にするための心構え
ベンダーとのやり取りに臨む前に、いくつかの心構えを持つことで、不安を和らげ、建設的な話し合いを進めることができます。
- 分からないことは「分からない」と伝える勇気を持つ: 専門用語が出てきたり、説明された内容がよく理解できなかったりした場合は、遠慮せずに質問しましょう。「〇〇という言葉は、具体的にどういう意味でしょうか？」「今のご説明は、つまりこういうことでしょうか？」と確認することで、誤解を防ぐことができます。ベンダーも、皆さんが理解できるよう丁寧に説明する責務があります。
- 現場の「当たり前」を具体的に伝える: 皆さんにとっては当たり前の日常業務のステップや、例外的なケース、住民からのイレギュラーな問い合わせなども、ベンダーにとっては初めて聞く情報です。「この作業には必ず△△という書類が必要です」「月末月初は特に窓口が混雑します」といった、現場ならではの具体的な状況を伝えることが重要です。
- ベンダーはシステム開発の「パートナー」と捉える: ベンダーは単にシステムを作る業者ではなく、現場の課題をITで解決するためのパートナーです。現場の状況や希望を共有し、一緒に考え、より良い方法を見つけていく姿勢で臨むことが大切です。
ベンダーとの打ち合わせ前に準備すること
打ち合わせを有意義なものにするためには、事前の準備が鍵となります。
- 現場の課題と要望を整理・言語化する:
- 現在、どのような業務に時間がかかっていますか？（例：「申請書作成のデータ入力に時間がかかる」「書類の確認作業が煩雑」）
- どのような点で非効率だと感じていますか？（例：「同じ情報を複数のシステムに手入力している」「住民の待ち時間が長い」）
- GovTech導入によって、具体的にどう改善したいですか？（例：「申請書作成時間を5分短縮したい」「住民が来庁せずに手続きを完了できるようにしたい」） このように、漠然とした不満や希望を、具体的な言葉や数字（所要時間、処理件数など）で表現できるように整理しておきましょう。
- 「システムで実現したいこと」の優先順位を考える: 現場からの要望はたくさんあると思いますが、全てを一度に実現するのは難しい場合があります。何が最も重要か、何から優先的に解決したいかをあらかじめ関係者で話し合っておくと、ベンダーに伝えやすくなります。
- 質問リストを作成する: 打ち合わせで確認したいこと、疑問に思っていることを事前にリストアップしておきましょう。「この機能は実現できますか？」「〇〇のようなケースには対応できますか？」「導入後のサポート体制はどうなっていますか？」など、具体的な質問を用意しておくことで、聞き漏らしを防ぎ、打ち合わせの焦点を明確にできます。可能であれば、事前にベンダーから提供された資料などを読み込み、分からない専門用語を調べておくことも有効です。
- 打ち合わせの目的と参加者の役割を共有する: 打ち合わせに臨むメンバー間で、今回の打ち合わせで何を決めたいのか、誰がどのような情報を伝える役割なのかを共有しておくと、スムーズに進行できます。
打ち合わせ中のコミュニケーションのコツ
実際にベンダーと対面する打ち合わせ中は、以下の点に注意してみましょう。
- 専門用語にはその場で質問する: 聞き慣れないIT用語が出てきたら、分かったふりをせず、すぐに質問しましょう。「恐れ入ります、今の〇〇という点はもう少し詳しくご説明いただけますか？」と、遠慮なく尋ねて構いません。
- 現場の状況を具体的に説明する: 「この手続きは年間〇〇件発生します」「この書類は、住民が△△という情報を手書きで記入しています」など、具体的な数字や作業風景を交えて説明すると、ベンダーが現場の状況をより正確に理解できます。システムが使われる具体的なシーン（ユースケース）を説明するのも有効です。
- 資料や画面イメージを活用する: 可能であれば、現在の業務フロー図や、理想とするシステムの画面イメージなどを準備し、それを示しながら説明すると、言葉だけよりもはるかに伝わりやすくなります。「今はこの図のこの部分で時間がかかっています」「将来はこの画面のようにしたいです」といった形で、視覚的に共有することを試みてください。
- 認識のずれがないか都度確認する: ベンダーからの説明に対して、「今のお話は、つまり、〇〇の作業が自動化されるということでしょうか？」「私の理解では、この機能を使うと△△が可能になるということですね？」のように、自分の言葉で要約して確認する習慣をつけましょう。お互いの理解度を確認し合いながら進めることが重要です。
- 決定事項や宿題事項をメモする: 打ち合わせ中に決まったこと、次回までに誰が何を準備するかといった宿題事項は、必ずその場でメモを取りましょう。後で議事録を確認する際に役立ちますし、自分自身のやるべきことを明確にできます。
打ち合わせ後のフォローアップ
打ち合わせが終わって終わりではありません。その後のフォローアップも重要です。
- 議事録を確認しフィードバックする: ベンダーから議事録が共有されたら、速やかに内容を確認しましょう。自分たちの発言や決定事項が正確に記録されているか、認識のずれがないかを確認し、もし不正確な点があれば速やかにベンダーにフィードバックしてください。
- 疑問点があればため込まずに問い合わせる: 打ち合わせ後、議事録を見返したり、業務に戻ったりする中で新たな疑問が生じることもあります。疑問点をため込まず、メールなどでベンダーに問い合わせましょう。小さな疑問でも解消しておくことが、後々の大きな手戻りを防ぎます。
まとめ
GovTech導入におけるベンダーとのコミュニケーションは、現場担当者の皆様にとって時に難しく感じられるかもしれません。しかし、臆することなく「分からないことは質問する」、そして「現場の状況や希望を具体的かつ正直に伝える」というシンプルな心構えと準備、そして打ち合わせ中の少しの工夫で、コミュニケーションはぐっと円滑になります。
ベンダーは現場の課題を解決するために、皆さんの情報や協力を求めています。ぜひ積極的にコミュニケーションを取り、現場の希望が反映された、真に使いやすいGovTechシステムの実現を目指してください。